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学校各单位：
数字化校园办公系统运行一年来，各单位提高了信息化意识，加强了管理,基本能够按照要求在工作中广泛应用，提高了效率，厉行了节约，效果很好。但也有个别部门未能很好地按照要求实行规范化管理，影响了正常工作。为进一步加强数字化办公系统的规范管理，现提出如下要求：
一、为加强文件的保密管理，从7月1日起学校办公系统传输文件只对各单位的信息专员（单位信息专员姓名附下，如有更改，请及时与办公室联系），其他人员不能随意在网上浏览学校文件。
二、学校去年已经要求信息专员下载安装小标宋字体，但发现个别单位至今仍未安装，致使下载的文件不规范，影响了公文的严肃性。为使公文按照国家规定标准，实现规范化，请信息专员务必在下载文件的计算机上安装小标宋字体（小标宋字体从计算机上下载，安装办法：将字体复制安装到C盘windows中的Fonts文件包中即可）。对7月1日后仍未安装小标宋字体下载文件的单位，学校将予以通报。
三、各单位信息专员要加强责任意识，每天都要按时浏览学校办公自动化网页，及时接收文件。如学校文件发送3天后仍没有接收处理的，办公室将提醒单位信息专员或通知主要负责同志接收文件；如因信息专员延误接收文件，致使工作受到影响的，学校将对单位和单位信息专员进行通报，并追究相关人员的责任，各单位主要负责同志要加强督促和监督。
四、信息专员接收传递公文要有纪录，做到保密有序管理，确保上情下达。
五、各单位要按照档案管理要求对接收纸质文档进行管理，学校将对各单位档案规范化管理情况进行检查。
附件：各单位信息专员名单
院长办公室
二〇〇八年六月十七日